iPhone et Exchange: 10 étapes pour profiter du push mail

[Britannie]

Proposée sous forme de mise à jour pour les détenteurs d'iPhone EDGE de première génération, ou intégrée d'origine sur les nouveaux iPhone 3G, la compatibilité Exchange requiert un paramétrable préalable. Découvrez pas à pas les étapes nécessaires à sa mise en oeuvre.


Configuration initiale

Avant de commencer, soulignons que l'activation du mode push (email, contacts et agenda) sur iPhone nécessite impérativement de disposer dans son entreprise d'un serveur Microsoft Exchange 2003 ou 2007 complété du logiciel Microsoft Exchange ActiveSync.

Côté iPhone, il vous faudra disposer au choix d'un iPhone EDGE (première génération) mis à jour avec le logiciel 2.0, ou plus simplement être détenteur d'un iPhone 3G.

Pour commencer, au sein de l'écran d'accueil, cliquez sur l'icône "Réglages", le choix des options globales de configuration s'affiche: cliquez alors sur "Mail, Contacts, Calendrier".

Ajout d'un nouveau compte

A ce stade, vous pouvez visualiser (en haut de l'écran) les autres comptes email que vous auriez déjà configuré au préalable sur votre iPhone. (Gmail, Free, Orange, ...)

C'est ici même que nous allons créer un nouveau compte Exchange, pour cela procurez-vous auprès de votre administrateur réseau vos paramètres personnels, puis cliquez alors sur l'item "Ajouter un compte...".

Ajout d'un compte Exchange

Parmi tous les type de comptes emails qui s'avèrent pré-configurés pour fonctionner sur l'iPhone, rendez-vous en tête de liste et cliquez sur l'item "Microsoft Exchange".

Assurez-vous bien de disposer d'un serveur compatible, c'est à dire une version de Microsoft Exchange Server 2003 Service Pack 2 ou Microsoft Exchange Server 2007 Service Pack 1. Dans tous les cas, ces serveurs doivent être complété de l'extension logicielle Microsoft Exchange ActiveSync qui se chargera de maintenir en permanence la liaison entre l'iPhone et le serveur.

Données du compte Exchange

Voici l'écran principal au sein duquel vous devez saisir très précisément tous les paramètres de votre compte Exchange. Les informations à renseigner sont à compléter dans l'ordre suivant:

- votre adresse email professionnelle,
- votre nom d'utilisateur précédé du nom de domaine de votre entreprise,
- votre mot de passe de messagerie,
- une description simple permettant d'identifier rapidement votre compte Exchange parmi les autres comptes email configurés.

Avant de cliquer sur "Suivant", assurez-vous que votre iPhone est bien connecté à internet (via 3G, EDGE ou WiFi) car l'application va immédiatement chercher à se connecter à votre serveur Exchange afin de vérifier les informations que vous lui avez donné.

Adresse du serveur Exchange

Après une courte vérification des informations fournies à l'application, l'assistant de configuration de l'iPhone va à présent vous demander de saisir l'adresse internet de votre serveur Exchange.

Saisissez alors l'adresse qui peut également être celle de l'application web Outlook Web Access, et dont l'URL est généralement constituée de la façon suivante: owa.entreprise.com.

Validez une nouvelle fois grâce au bouton "Suivant", l'iPhone se connecte alors à votre serveur Exchange afin de vérifier toutes les informations saisies.

Passée la vérification, il est possible qu'il vous soit demandé si vous acceptez de poursuivre en l'absence d'un certificat (garantissant votre identité). Le choix dépend alors de la politique de sécurité définie avec votre entreprise, et seul l'administrateur réseau pourra vous renseigner sur ce point précis.

Choix des informations à synchroniser

Etape ultime dans la configuration de votre compte Exchange, le choix des informations à synchroniser en mode "push".

Avant d'effectuer votre choix, plusieurs informations importantes sont à prendre en compte:

- une fois les informations synchronisées avec Exchange, vous ne serez plus en mesure de synchroniser localement (via le câble USB), vos données personnelles (contacts et/ou agenda) avec iTunes. En effet, l'iPhone ne peut gérer qu'une seule base de données de contacts et d'agenda à la fois.
- vous pourrez revenir à tout moment sur votre choix d'applications à synchroniser, sachez toutefois qu'en cas de désactivation d'un des composants (email, contacts, agendas) les données synchronisées seront alors immédiatement et irrémédiablement effacées de l'iPhone.
- des réglages supplémentaires sont disponibles dans un autre écran de configuration de l'iPhone, notamment afin de choisir le nombre de jours de courrier électronique à synchroniser.

Modification des caractéristiques du compte Exchange

A tout moment, il vous est possible de revenir sur les choix de configuration de la synchronisation Exchange, et notamment de modifier les informations à synchroniser, le nombre de jours d'emails à rapatrier, ...

Afin d'accéder à l'écran de configuration, suivez le cheminement suivant:

- depuis l'écran principal (ou écran d'accueil) cliquez sur "Réglages",
- choisissez l'option "Mail, Contacts, Calendrier",
- sélectionnez alors votre compte Exchange à éditer.

Changement de mot de passe et configuration Exchange

C'est ici que résident les principaux réglages avancés de la synchronisation entre votre iPhone et le serveur Exchange de votre entreprise.

Au sommet de l'écran, il vous est possible d'accéder aux données de votre compte (écran éponyme) où vous pourrez notamment changer le mot de passe de connexion à votre boîte Exchange. Bien entendu, si votre login de connexion, l'adresse du serveur, ou toute modification intervenait dans l'infrastructure de votre entreprise, vous seriez en mesure de saisir les nouvelles données ici même.

La synchronisation avec le courrier électronique, les carnets d'adresses et les agendas peut être désactivée élément par élément ; gardez toutefois en tête les points suivant:

- une fois les informations synchronisées avec Exchange, vous ne serez plus en mesure de synchroniser localement (via le câble USB), vos données personnelles (contacts et/ou agenda) avec iTunes. En effet, l'iPhone ne peut gérer qu'une seule base de données de contacts et d'agenda à la fois.
- vous pourrez revenir à tout moment sur votre choix d'applications à synchroniser, sachez toutefois qu'en cas de désactivation d'un des composants (email, contacts, agendas) les données synchronisées seront alors immédiatement et irrémédiablement effacées de l'iPhone.

Enfin, deux items intéressants figurent au bas de l'écran de configuration de votre compte Exchange:

- l'option "Courrier: synchroniser" précise le nombre de jour à prendre en compte (dans le passé) pour le rapatriement d'email. Ici tout dépend de la façon dont vous gérez votre boîte email, mais sachez qu'un nombre très important de messages (à partir de plusieurs centaines) prend un temps considérable à rapatrier. Par défaut, l'option est réglée sur 3 jours,
- le bouton "Supprimer le compte" permet - comme son nom l'indique - d'effacer de votre iPhone toutes les informations liées à votre compte Exchange, sans toutefois affecter ce dernier. Indispensable en cas de changement d'appareil ou d'entreprise.

Désactivation du mode "push"

Particulièrement énergivore, le mode push de l'iPhone pourra être désactivé à tout moment. En effet, il est activé par défaut lors de la configuration d'un nouveau compte Exchange, et entretient en permanence une liaison entre le serveur de l'entreprise et le smartphone.

Ici, l'écran de configuration affiche le mode de communication retenu. "Push" s'applique uniquement pour les comptes Exchange et MobileMe et concerne les emails, les agendas et les contacts.

En cas de désactivation du mode "Push", c'est le mode "Récupération des données" qui prend le relais. Ici; vous choisirez librement la fréquence de rafraîchissement, à savoir 15, 30 ou 60 minutes. Enfin, il est également possible de mettre à jour sa boîte Exchange en l'ouvrant simplement dans l'application Mail: c'est le mode manuel.

Synchronisation de l'arborescence Exchange

Les sous-dossiers de votre boîte de réception Exchange font également partie des éléments synchronisés. Ainsi, vous serez en mesure de déplacer simultanément un ensemble de courriers électroniques afin de les classer.

Accessibles depuis le carnet d'adresses (applications "Contacts") les différents annuaires d'entreprise vous permettent de trouver en quelques instants les coordonnées d'un collaborateur.

Enfin, au sein de l'agenda les demandes de rendez-vous et de réunions s'affichent directement sur l'iPhone, vous permettant ainsi de les accepter, de les refuser ou des les remettre à plus tard.